Dokumentasi untuk Prasekolah: Cara Melakukannya

Perniagaan boleh dikendalikan dan diurus dengan baik apabila sesebuah perusahaan mempunyai sistem dokumentasi yang baik. Dengan mempunyai sistem dokumentasi, sesebuah perusahaan boleh menganalisa dan memahami keadaan perusahaan pada ketika itu. Bagi tadika dan juga taska, apakah jenis dokumentasi yang perlu ada untuk rujukan mereka? Apakah kepentingannya? Mari kita telusuri bersama.

Portfolio

Meningkatkan kualiti pendidikan

Tadika dan juga taska akan menyiapkan portfolio pelajar pada hujung tahun untuk perjumpaan bersama ibu bapa untuk mengetahui perkembangan anak mereka. Ia adalah lebih efektif jika proses dokumentasi portfolio pelajar dilakukan secara konsisten terutamanya untuk kanak-kanak yang berumur bawah 4 tahun. Setiap perkembangan akan didokumentasikan secara terperinci untuk melihat perkembangan mereka dan juga penambahbaikan yang boleh dilakukan dari masa ke semasa boleh membantu untuk:

1. Membantu para pendidik untuk memahami keperluan para pelajar secara lebih terperinci,
2. Membantu para pendidik merancang pembelajaran di dalam kelas,
3. Mempunyai rekod untuk melihat perkembangan pelajar dari masa ke semasa,
4. Ibubapa mengetahui fokus pembelajaran yang boleh dilakukan bersama di rumah.

Mengemas kini portfolio pelajar secara konsisten memberi keringanan kepada para pendidik apabila hendak melakukan perjumpaan bersama ibubapa apabila tiba waktunya. Rujuk di sini untuk panduan menghasilkan porfolio pelajar.

Komunikasi, Pengumuman dan Pembayaran Yuran

Membina jalinan hubungan yang baik bersama ibubapa

Mendokumentasikan komunikasi dengan ibubapa adalah antara langkah berjaga-jaga sekiranya berlaku perkara yang tidak diingini jika berlakunya salah faham. Tetapi pada masa yang sama, adakah anda sedar ini akan menjadi platform untuk mengeratkan hubungan antara para pendidik dan ibubapa?

Memberi dokumentasi yang terbaik kepada ibubapa memberikan mereka jaminan mengenai perkembangan anak mereka di sekolah tanpa perlu kerap bertanya bagaimana prestasi anak mereka di sekolah. Pada masa yang sama, memberikan impak positif yang mana sekolah anda adalah proaktif.

Ini merupakan beberapa cara bagaimana untuk membina jalinan yang baik bersama ibubapa:

1. Berkongsi acara kalendar sekolah bersama ibubapa. Ini memudahkan ibubapa untuk mengetahui acara-acara penting di sekolah walaupun tanpa peringatan dari para guru.
2. E-pengumuman dan komunikasi dalam talian membantu (a) mengumpulkan maklumat yang telah dihebahkan kepada ibubapa dan menganalisanya jika perlu, dan (b) memastikan ibubapa menerima maklumat dengan tepat seperti keberadaan anak mereka.
3. Pembayaran yuran dalam talian membantu mengurangkan risiko di dalam urus niaga tunai dan menjana resit secara automatik (E-resit akan dihantar terus melalui aplikasi dan transaksi akan direkodkan di penyata bank).

Menghasilkan dokumentasi secara konsisten membina budaya kerjasama dan kepercayaan bersama para ibubapa. Ketelusan seperti ini menunjukkan betapa sekolah mengambil berat tentang keperluan para pelajar untuk dikongsikan bersama ibubapa.

Buletin dan Log Sekolah

Membantu operasi sekolah lebih lancar

Komunikasi sesama pendidik adalah sangat penting untuk rekod log sekolah anda. Log sekolah perlulah di kemaskini setiap hari untuk mengenal pasti insiden yang berlaku di sekolah terutamanya sekolah yang melibatkan kanak-kanak yang berumur 4 tahun ke bawah. Log sekolah boleh merekodkan secara terperinci insiden yang berlaku seperti pukul berapa dan siapa yang terlibat. Pada masa yang sama, boleh dikongsikan bersama ibubapa jika perlu atau perlu membuat sebarang tuntutan insuran.

Beberapa aplikasi seperti LittleLives membantu para pendidik untuk merekodkan log sekolah secara dalam talian di mana para pendidik boleh mengemas kini log sekolah bila-bila masa dan di mana sahaja mereka berada.

Mengemas kini log sekolah setiap hari membantu para pendidik untuk lebih peka akan keadaan sekeliling. Rutin ini akan membantu melancarkan operasi sekolah di mana para pendidik tidak terbeban untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai pendidik dan pentadbir pada masa yang sama.

Laporan untuk pelesenan

Perisian pengurusan sekolah seperti LittleLives membantu sekolah menjana laporan secara automatik (contoh: laporan kedatangan,pemeriksaan kesihatan dan laporan kewangan). Laporan ini boleh di muat turun bila masa dan di mana sahaja anda berada. Ini menyenangkan proses untuk memperbaharui lesen. Apabila proses dokumentasi sudah menjadi rutin, segala rekod dan insiden senang untuk dikenalpasti pada masa hadapan terutamanya apabila anda menggunakan perisian pengurusan sekolah.

Kami berharap panduan ini dapat membantu anda untuk menghasilkan dokumentasi yang terbaik di sekolah anda. Selamat mencuba!

(Translated by Nur Ain Zakiah)